INFORMACINIS PRANEŠIMAS DĖL ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO

CIVILINĖS METRIKACIJOS SRITYJE

Atsižvelgiant į 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas), įsigaliojusį 2018 m. gegužės 25 d., informuojame, kad Kupiškio rajono savivaldybės administracijos Teisės skyrius (toliau – Teisės skyrius), atlikdamas civilinės metrikacijos funkcijas tvarko Jūsų asmens duomenis. Šiame pranešime pateikiama informacija apie tai, kokius asmens duomenis ir kokiu tikslu tvarkome, kam galime perduoti asmens duomenis, kiek laiko saugome duomenis ir kokias teises Jūs, kaip duomenų subjektas, turite.

Asmens duomenų valdytojas – Kupiškio rajono savivaldybės administracija (įstaigos kodas 188764867, adresas Vytauto g. 2, LT-40115, Kupiškis, Lietuva, tel. +370 459 35500, +370 459 35800, el. paštas [email protected]).

Asmens duomenis tvarkome šiais tikslais:

• įgyvendinant valstybines (valstybės perduotas savivaldybėms) funkcijas;
• įregistruoti Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 2.18 straipsnio 1–7 punktuose nustatytus civilinės būklės aktus;
• sudaryti gimimo, santuokos sudarymo, santuokos nutraukimo, mirties, civilinės būklės akto įrašo pakeitimo ar papildymo įrašus ir elektroniniu būdu juos pateikti Lietuvos Respublikos gyventojų registrui teisės aktų nustatyta tvarka;
• įtraukti į apskaitą užsienio valstybėse įregistruotus ar patvirtintus civilinės būklės aktus, bažnyčios (konfesijų) nustatyta tvarka sudarytas santuokas, pakeisti, ištaisyti, papildyti, atkurti, anuliuoti civilinės būklės aktų įrašus ir elektroniniu būdu juos pateikti Lietuvos Respublikos gyventojų registrui teisės aktų nustatyta tvarka;
• pakeisti asmens vardą, pavardę;
• išduoti civilinės būklės aktų įrašus liudijančius išrašus, kopijas, nuorašus, pažymas, patvirtinančias kliūčių sudaryti santuoką nebuvimą, ir kitus teisės aktuose nurodytus dokumentus;
• atlikti kitus teisės aktuose nustatytus veiksmus.

Teisės skyriuje tvarkomi šie asmens duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas, lytis, gimimo data, gimimo vieta, pilietybė, tautybė, šeiminė padėtis, nepilnamečių vaikų duomenys, santuokos sudarymo data ir vieta, santuokos nutraukimo data ir vieta, mirties data ir vieta, mirties priežastis, gyvenamosios vietos adresas, telefono numeris, elektroninio pašto adresas, Lietuvos Respublikos arba užsienio valstybės piliečio paso, asmens tapatybės kortelės, užsienio valstybės piliečio kelionės dokumento, leidimo gyventi Lietuvos Respublikoje, užsieniečio registracijos pažymėjimo numeris, išdavimo data, dokumento galiojimo data, dokumentą išdavusios įstaigos pavadinimas, civilinės būklės akto įrašo numeris, sudarymo data ir vieta, įstaigos pavadinimas, kiti asmens duomenys, kuriuos pateikė pats asmuo arba su juo susijęs kitas fizinis arba juridinis asmuo.

Asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas. Jūsų asmens duomenys tvarkomi, vadovaujantis Reglamento 6 straipsnio 1 dalies c arba e punktais (t. y., (c) kai tvarkyti asmens duomenis būtina, kad būtų įvykdyta duomenų valdytojui taikoma teisinė prievolė arba (e) kai tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant duomenų valdytojui pavestas viešosios valdžios funkcijas), Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos civilinės būklės aktų registravimo įstatymu.

Asmens duomenų saugojimo terminai. Jūsų duomenys Teisės skyriuje saugomi ne ilgiau, negu to reikalauja duomenų tvarkymo tikslai, vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, reikalavimais, Kupiškio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus patvirtintu kasmetiniu dokumentacijos planu, taip pat kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir saugojimą. Kai asmens duomenys nebereikalingi jų tvarkymo tikslams, jie yra sunaikinami, išskyrus tuos, kurie įstatymų nustatytais atvejais turi būti perduoti atitinkamiems archyvams.

Duomenų gavimo šaltiniai. Jūsų asmens duomenys renkami (gaunami) iš:

• Jūsų pačių (duomenų subjekto), pateikus prašymą, skundą, pranešimą ir pan.;
• kitų fizinių asmenų (trečiųjų šalių), Teisės skyriaus kompetencijos klausimais susijusių su Jumis;
• juridinių asmenų (trečiųjų šalių), pvz., iš VĮ „Registrų centro“ (Lietuvos Respublikos gyventojų registro), konsulinių įstaigų, asmens sveikatos priežiūros įstaigų, teismų, notarų, Lietuvos Respublikos bažnyčių (konfesijų), Lietuvos valstybės istorijos archyvo, užsienio valstybių institucijų Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių nustatyta tvarka, iš kitų juridinių asmenų teisės aktų nustatyta tvarka.

Asmens duomenų gavėjai. Jūsų duomenis teikiame kitiems duomenų gavėjams, kai tai Teisės skyrių įpareigoja daryti galiojantys teisės aktai, pvz., VĮ „Registrų centrui“ (Lietuvos Respublikos gyventojų registrui), teismams, konsulinėms įstaigoms, ir t. t. Kitais atvejais, Teisės skyrius gali perduoti Jūsų asmens duomenis esant Jūsų sutikimui arba atidžiai įvertinus ir įsitikinus, jog yra užtikrintas duomenų teikimo ir gavimo teisėtas ir konkretus tikslas bei pagrindas, taip pat duomenų tvarkymo sąlygos, įtvirtintos Reglamento 6 straipsnyje, ir prašoma pateikti ne daugiau duomenų, nei būtina tikslui pasiekti, taip pat užtikrinant perduodamų duomenų saugumą.

Organizacinės ir techninės duomenų saugumo priemonės. Siekiant apsaugoti Jūsų asmens duomenis taikomos visos reikiamos organizacinės ir techninės duomenų saugumo priemonės, tam, kad Jūsų duomenys būtų apsaugomi nuo neteisėto praradimo, atskleidimo, sunaikinimo ir pan. Dokumentai, kuriuose yra asmens duomenys, Teisės skyriuje tvarkomi, viešinami ir saugomi vadovaujantis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, reikalavimais. Teisės skyriaus darbuotojai laikosi konfidencialumo principo ir laiko paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino eidami savo pareigas, nebent tokia informacija būtų vieša pagal galiojančių teisės aktų nuostatas. Pareiga saugoti asmens duomenų paslaptį galioja visą darbuotojo darbo laiką, taip pat galioja darbuotoją paskyrus į kitas pareigas bei pasibaigus darbo santykiams. Prieiga prie asmens duomenų yra suteikiama tik tiems darbuotojams, kuriems asmens duomenys yra reikalingi jų pareigybių aprašymuose nustatytoms funkcijoms ir pavedimams vykdyti. Asmens duomenys tvarkomi automatiniu ir neautomatiniu būdu: raštu popieriuje, kompiuterinėje laikmenoje, dokumentų valdymo sistemoje, informacinėse sistemose, naudojantis elektroninės technikos ir kitomis priemonėmis, elektroninio pašto kataloguose. Tvarkant asmens duomenis neautomatiniu būdu, dokumentai susegami į bylas ir saugomi spintose, taip pat Teisės skyriaus archyve. Tvarkant asmens duomenis automatiniu būdu, naudojamasi slaptažodžiais norint prisijungti prie informacinių sistemų. Dokumentai ir jų kopijos Teisės skyriuje saugomi tinkamai ir saugiai, apribojant galimybę kitiems asmenims sužinoti tvarkomus asmens duomenis, t. y., nepaliekant atvirų dokumentų, taip pat įjungto kompiuterio su tvarkomais asmens duomenimis, kuriais naudojantis galima atskleisti asmens duomenis darbuotojams, neturintiems teisės dirbti su konkrečiais asmens duomenimis, taip pat kitiems tretiesiems asmenims.

Jūsų teisės. Kreipiantis raštu turite teisę prašyti, kad Teisės skyrius:

• leistų susipažinti su Jūsų pateiktais asmens duomenimis;
• ištaisytų, papildytų netikslius arba neišsamius asmens duomenis;
• ištrintų asmens duomenis;
• perkeltų asmens duomenis;
• apribotų duomenų tvarkymą;
• nebetvarkytų Jūsų asmens duomenų.

Pažymėtina, kad Jūsų teisės nėra absoliučios ir teisės aktų nustatytais atvejais jų įgyvendinimas gali būti apribotas.

Prašymai įgyvendinti duomenų subjekto teises nagrinėjami, vadovaujantis Asmens duomenų tvarkymo Kupiškio rajono savivaldybės administracijoje taisyklių, patvirtintų Kupiškio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2021 m. spalio 1 d. įsakymu Nr. ADV-745 „Dėl asmens duomenų tvarkymo Kupiškio rajono savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ nustatyta tvarka.

Jeigu asmuo nori gauti daugiau informacijos apie asmens duomenų tvarkymą arba mano, kad pažeistos jo, kaip duomenų subjekto, teisės, gali kreiptis į Kupiškio rajono savivaldybės administracijos Duomenų apsaugos pareigūną Irmantą Gudą (Vytauto g. 2, 108 kab., LT-40115 Kupiškis, tel. (0 459) 35 527, el. p. [email protected]) arba į Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją (adresas: A. Juozapavičiaus g. 6, LT-09310 Vilnius, tel. (0 5)  271 2804, 279 1445, el. p. [email protected]).